Desde planificar unas vacaciones familiares hasta hacer seguimiento a tu equipo de trabajo. Trello es la herramienta de gestión de proyectos que sirve para todo eso y más.
Con más de 35 millones de usuarios registrados en todo el mundo, Trello se ha posicionado como uno de los softwares de administración de proyectos con más liderazgo y presencia en el ciberespacio desde su aparición en 2011.
Su interfaz es sencilla y no requiere de conocimientos especializados en informática o en administración de proyectos para poder manejarla con pericia. Bien sea desde la web o desde dispositivos móviles -tanto de ambiente Android como para clientes iPhone- organizar una tarea colectiva con esta plataforma se convierte en una experiencia distinta, limpia y orgánica.
El ABC de Trello
Trello basa su funcionamiento en el sistema Kanban. Se trata de un conjunto de tableros, listas y tarjetas sincronizados entre usuarios y entre dispositivos, a través de cuentas personalizadas y con distintos niveles de privilegios, que permiten crear y asignar tareas, hacerles seguimiento, cumplir objetivos, y por tanto, optimizar la productividad de un grupo.
Une varias herramientas en una. Lo que en una oficina se puede lograr usando diversas bases de datos, agendas y calendarios, intercambiando correos electrónicos grupales y/o particulares y emitiendo notificaciones a través de diversas vías digitales y analógicas, se concentran en un solo espacio con esta aplicación. Es una plataforma orgánica, esa es su característica principal.
También cumple funciones secretariales, tales como emitir notificaciones, hacer recordatorios, establecer fechas de entrega, limpiar el espacio de material ya caduco, entre otros, a través de un sistema de robots llamado Butler, que toma el control de todas las tareas que puedan ser automatizadas de acuerdo a lo que indiquen los administradores del proyecto.
Para comenzar a trabajar con Trello solo es necesario entrar a la página www.trello.com, crear una cuenta, crear un proyecto o «tablero», y a partir de allí comenzar a construir y e ingresar al personal que va a involucrarse. La cuenta se puede vincular a Google Drive, Box y Dropbox para tener a mano todos los archivos complementarios necesarios y adjuntar cuando la tarea lo requiera.
¿Cómo comienzo a usar Trello?
El paso a paso para crear un nuevo tablero, es decir, un nuevo proyecto, en Trello es sencillo y solo consta de cinco momentos. Una vez cumplidos, ya queda por parte del equipo ir cumpliendo las tareas de la mano de las facilidades organizativas que ofrece la plataforma. La página oficial de la herramienta lo explica y acá lo resumimos.
1. Crear el tablero
Una vez creada la cuenta y situándose en el escritorio de la plataforma, se debe pinchar en la opción «Crear un nuevo tablero» en la pestaña de tableros del equipo. Otra forma es hacer clic en el botón «+» (más) ubicado en el encabezado de Trello, justo a la izquierda del nombre, y seleccionar «Crear tablero». A este tablero se le debe asignar un nombre que haga referencia al apelativo del proyecto en el cual se trabaja.
2. Añadir listas
Ya dentro del tablero, haz clic en «Añadir una lista». Una lista no es más que un conjunto de tareas. Puedes añadir tantas listas como quieras, entendiendo que cada una está comprendida por un grupo de cosas por hacer que respondan a una categoría o a un fin específico dentro del gran todo que es el tablero.
3. Añadir tarjetas
Cada tarea dentro de cada lista debe tener una tarjeta que contiene su información respectiva, a saber: fecha de entrega, comentario, checklist, archivos adjuntos, descripción, entre otros.
4. Invitar a miembros
Haz clic en la opción «Invitar», situada en el menú del tablero, para incorporar a las personas que colaborarán en las tareas. Se pueden invitar a través de correo electrónico o compartiendo un link que genera Trello, el cual puede pegarse en salas de chat, por mensajería instantánea o a cualquier otra aplicación.
5. Sobre la privacidad y visibilidad
Los tableros de Trello disponen de tres niveles de privacidad: Privado, Visible para el equipo y Público. El creador del proyecto debe definir los privilegios que asignará.
¿Por qué necesito usar Trello?
Lo mencionamos antes: la principal ventaja de Trello es que garantiza trabajar en equipo de forma orgánica. La plataforma agrupa las principales herramientas de planificación y organización en una sola y eso optimiza el ambiente creativo.
Por ejemplo, para los equipos que manejan su comunicación grupal a través de correo electrónico, esta plataforma les evita la lectura de un gran número de envíos, colocando en pantalla toda la información que se comparte y manteniendo a todo el grupo informado, sin necesidad de hacer varias operaciones.
En cuanto a los entusiastas de las hojas de cálculo para hacer seguimiento a las tareas, Trello evita la modificación interminable de un solo archivo, y además, de nuevo, facilita la visualización del trabajo colectivo sobre cada tarea de forma más sintética y con muchos menos comandos.
Trello además tiene su propio sistema de notas rápidas para que la comunicación llegue directo a quien debe llegar y no se pierda. En cuanto a la personalización, las opciones también son amplias y van desde la apariencia más sobria y ejecutiva hasta la más entrañable. La aplicación tiene sus propias pegatinas y diseños para que el trabajo se parezca a quien lo hace.
Su página oficial ofrece varios tutoriales para echar una mano a quienes comienzan y en su lista de consejos comienza diciendo que para introducir la herramienta a un equipo lo mejor es hacerlo de menos a más, ofreciéndolo primero para una sola tarea en específico para, una vez cumplida, luego ir poco a poco convirtiéndolo en ecosistema de trabajo.
Esta nueva herramienta, que funciona como asistente, es ideal tanto para ambientes laborales presenciales como para los que intercambian a distancia. Échale un vistazo que puede llevar a otro nivel la productividad de tu entorno.
