Tras la propagación del coronavirus, las reunion a través de videollamadas serán el día a día en las empresas. Estos tips te ayudarán.
Ante las medidas impuestas en gran parte del mundo tras la propagación del coronavirus, muchas empresas se han visto obligadas a que sus trabajadores hagan uso del teletrabajo, con el fin de no perjudicar los objetivos de las compañías. De hecho, las reuniones en equipo a través de videoconferencias o videollamadas es el día a día de las personas, pero es importante saber si es que se están llevando a cabo de la mejor manera.
Sin duda, una reunión en línea puede resultar frustrante si es que la persona no toma las medidas adecuadas. Desviarse del tema central de la reunión, fallas técnicas, elección de un espacio que no es adecuado o interrupciones son los errores más frecuentes, más aún si se trata de un cliente, ya que con compañeros de trabajo puede quedar en una simple anécdota.
Es por ese motivo que Reason Why enumeró ciertas recomendaciones de cara a las reuniones en línea que se pueda tener durante el home office.
Escoger el mejor espacio
La propagación del coronavirus ha obligado a que los trabajadores simulen oficinas en algún lugar de la casa y, a pesar de que se trata de un motivo de fuerza mayor, resulta fundamental el cuidado del aspecto y apariencias. Es por ello que se recomienda realizar la videollamada en un lugar con buena iluminación, de tal manera que se puedan observar con claridad; además, evitar que esté a la vista algún adorno que pueda captar la atención de la otra persona.
Asimismo, resulta muy importante tener el ordenador en una superficie plana, con el fin de mantener la estabilidad del aparato; de esta manera, la reunión no será incómoda para aquellos que estén del otro lado. Por otro lado, evitar tener objetos que sean elementos distractores para el mismo trabajador, en su espacio de trabajo dentro de casa.
Cuidar la imagen
Cuando se trabaja desde casa y si se va a realizar una videollamada, resulta fundamental vestirse como si el trabajador estuviera asistiendo a la oficina y dejar de lado el pijama. De esta manera, puede cuidar su aspecto personal y el lenguaje no verbal, aspectos importantes para una reunión virtual exitosa, en especial si se lleva a cabo con clientes.
Además, no se recomienda usar ropa con colores llamativos que llamen la atención o tonos parecidos al del fondo en donde se ubica el trabajador. También evitar el uso de pulseras o collares que provoquen sonidos incómodos.
Evitar ruidos o interrupciones
A partir del contexto que se está viviendo con la propagación del coronavirus, es probable que la personas que realice una videollamada esté acompañado de sus familiares. En ese caso, la comunicación con los miembros del hogar es importante, con el fin de prevenir interrupciones. Además, es mejor silenciar o apagar el celular, ya que se evita un sonido que pueda desviar la atención durante la reunión y el uso de un micrófono para evitar los sonidos del exterior.
Asegurar la infraestructura técnica
Sin duda, para realizar un home office eficiente, la tecnología es el principal aliado. Sin importar la herramienta que se vaya a utilizar para realizar la videollamada, ya sea Skype, Teams o Zoom, es importante estar seguro de que todo funcionará en óptimas condiciones. La conexión a internet, la misma plataforma, la webcam y el micrófono son algunos de los elementos que hay que verificar antes de iniciar la reunión.
Practicar la escucha activa
Es importante prestar mucha atención durante la reunión, por la cantidad de elementos que puedan llegar a captar la atención de los usuarios. Es por ello que una solución para evitar desconcentrarse es tomar notas durante la videollamada. Además, es importante dejar de lado otras obligaciones y eludir el multitasking, con el fin de que la reunión tenga resultados, sino para respetar al que está del otro lado.
Promover reuniones ágiles
Una reunión virtual tiende a alargarse más de lo debido y mucho más en el contexto actual de la propagación del coronavirus. No obstante, la productividad de la reunión online comienza desde la preparación y convocatoria de la misma. Se debe dejar en claro la fecha y el horario, sobre todo para aquellas reuniones internacionales, en las que se debe tener en cuenta el cambio de horario.
Además, definir un objetivo concreto y puntos que se van a tratar resulta fundamental, para ser concretos y evitar caer en redundancias, discusiones o desvíos. De la misma forma que en reuniones presenciales, hay que respetar el turno de palabra y la opinión del otro.
Velar por la seguridad
La ciberseguridad tiene gran relevancia cuando se hace home office. Es por ello que Microsoft aconseja elegir un software de reuniones virtuales que cifre las transferencias de archivos, mensajes instantáneos y conversaciones de voz o video.
Además, también se recomienda tener un control sobre los permisos y funcionalidades de los usuarios, así como el acceso y el historial de inicios de sesión, con el fin de reducir la probabilidad de infracciones de seguridad o identificar el origen de actividades sospechosas.
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